¿Es lo mismo automatizar un proceso que digitalizarlo?

Ya hemos hablado sobre las claves de la Transformación Digital, hemos abordado la diferencia entre Digitalización y Transformación Digital y ahora hablaremos sobre la automatización de procesos y la digitalización. ¿Crees que es lo mismo?

Ya te lo adelantamos: no es lo mismo.

Automatización vs. Digitalización: ¿Cuál es la Diferencia?

En la actualidad habrás oído que los términos de “automatización” y “digitalización” se utilizan como sinónimos, y sabemos que están estrechamente relacionados y a menudo se entrelazan pero, tienen significados distintos y connotaciones únicas.

Automatización

La automatización se refiere al uso de tecnología para realizar tareas y procesos de manera autónoma, sin la intervención directa de las personas. Esto implica la implementación de sistemas, software o dispositivos robóticos que pueden llevar a cabo actividades repetitivas o rutinarias de manera eficiente y consistente.

La automatización tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia, la precisión y la velocidad de los procesos empresariales al minimizar o eliminar la necesidad de intervención humana en tareas específicas. Esto no solo reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar las actividades, sino que también disminuye la probabilidad de errores humanos y aumenta la consistencia en la ejecución de las tareas.

Digitalización

La digitalización implica la conversión de información y procesos desde formatos analógicos hacia formatos digitales que pueden ser almacenados, procesados y compartidos electrónicamente. Este proceso puede involucrar la captura de datos mediante escaneo, la creación de bases de datos electrónicas o la digitalización de documentos físicos mediante la fotografía.

La digitalización tiene como objetivo principal mejorar la búsqueda y la manipulación de la información, además permite un acceso más rápido y eficiente a la información cuando sea necesario. Esto ayuda a reducir el espacio físico requerido para almacenar documentos y elimina el riesgo de pérdida o deterioro de los registros analógicos.

La intersección de la Digitalización y la Automatización

Una vez que hemos definido ambos conceptos, tenemos claro que tanto la digitalización como la automatización son conceptos distintos, y a menudo van de la mano en la transformación digital de una empresa. La digitalización puede allanar el camino para la automatización al proporcionar datos y procesos en un formato digital que sea fácilmente accesible y manipulable por sistemas automatizados. A su vez, la automatización puede mejorar y acelerar los procesos digitales al eliminar la necesidad de intervención de las personas en tareas específicas.

Ambas fuerzas se combinan para impulsar la eficiencia y la innovación en las organizaciones modernas. Cuando se integran de manera efectiva, estas dos estrategias pueden generar resultados sinérgicos que van más allá de lo que podrían lograr por separado.

A continuación, examinaremos varios aspectos en los que la automatización y la digitalización se complementan y dependen mutuamente una de la otra.

Los datos digitales como base para la Automatización

La digitalización proporciona los recursos necesarios para la automatización. Al convertir los datos en formatos digitales, se crea una base de información o base de datos, que puede ser fácilmente procesada y utilizada por sistemas automatizados. Los datos digitales bien estructurados y accesibles son esenciales para el funcionamiento efectivo de los sistemas de automatización, ya que proporcionan la información necesaria para tomar decisiones y ejecutar acciones de manera autónoma.

Automatización de procesos digitales

Una vez que los datos están digitalizados, la automatización puede entrar en juego para optimizar los procesos empresariales. Los sistemas automatizados pueden aprovechar estos datos para realizar una variedad de tareas, como el análisis de datos y la generación de informes. Al eliminar la necesidad de la intervención de las personas en tareas rutinarias y repetitivas, la automatización libera el tiempo y los recursos de los empleados para que puedan concentrarse en actividades de mayor valor agregado.

Retroalimentación digital

Los datos generados por los sistemas automatizados pueden proporcionar información valiosa sobre el rendimiento de los procesos y áreas de mejora potencial. Esta retroalimentación digital puede ser utilizada para refinar y mejorar tanto los sistemas de automatización como los procesos digitales subyacentes, creando un ciclo de mejora continua que impulsa la eficiencia y la innovación a largo plazo.

Personalización y experiencia de los usuarios

La combinación de datos digitalizados y procesos automatizados también puede permitir una mayor personalización y mejora de la experiencia de los usuarios. Al aprovechar los datos digitales para comprender mejor las necesidades y preferencias de estos, las empresas pueden desarrollar sistemas automatizados que ofrecen productos y servicios altamente personalizados y adaptados a las necesidades individuales de cada uno de ellos.

Conclusión

Como conclusión, podemos identificar claramente los 3 conceptos que a menudo, pueden llevar a confusiones:

• Automatización: uso de tecnologías para realizar tareas repetitivas. Básicamente, se hace un cambio en los procedimientos para automatizarlos aplicando tecnologías que mejoran la eficiencia del proceso.
• Digitalización: Consiste en la conversión de los procesos a un formato digital, lo que significa que se trasladan a un entorno digital. Puede o no involucrar la automatización.
• Transformación digital: Es el proceso de adaptación de la empresa al entorno digital. No siempre implica automatización, ya que algunos procesos pueden ser completamente nuevos y no necesitar automatización. Sin embargo, en casos donde no sea posible cambiar los procesos, puede surgir la necesidad de automatización.

La mayoría de las empresas están inmersas en el proceso de transición hacia la transformación digital, un cambio fundamental que redefine la forma en que operan y cómo se relacionan. En este contexto, es importante destacar que este proceso puede implicar la automatización de procesos y/o la digitalización, aunque no necesariamente ambas.

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