En la era actual, las empresas estamos obligadas a digitalizar los procesos. La rapidez con la que la tecnología avanza ha traído nuevas formas de operar, de interactuar con los clientes, incluso nuevas formas de pensar.

En este recorrido hacia la transformación digital, la digitalización de procesos emerge como el combustible de este gran cambio. Este proceso va más allá de pasar los documentos en papel a formatos digitales; representa una reinvención completa de la forma en que las empresas conceptualizan, ejecutan y mejoran sus operaciones.

Qué es la digitalización de procesos

Como dice el título del post, vamos a ver en qué consiste la digitalización de un proceso, para ello, comenzaremos con la definición de digitalización, siendo ésta el procedimiento de convertir información analógica en formato digital. Este proceso facilita la manipulación, almacenamiento, transmisión y procesamiento de la información utilizando tecnologías digitales.

La digitalización de procesos se refiere, concretamente, a la conversión de procesos empresariales y operativos tradicionales, hacia formas más eficientes y automatizadas. Este proceso tiene como objetivo aprovechar la tecnología para mejorar la eficiencia, la precisión y la velocidad en la ejecución de tareas y procesos dentro de una organización. Se enfoca en reducir los costes y aumentar la productividad mediante la aplicación de tecnologías digitales en procesos específicos.

Diferencia entre digitalización y transformación digital

En este punto, tendrás un dilema sobre cuál es la diferencia entre la transformación digital y la digitalización, aquí te lo vamos a resolver.

La digitalización y la transformación digital son conceptos relacionados, pero tienen significados distintos y se enfocan en aspectos diferentes de la evolución empresarial. Es más, podríamos decir que la digitalización de procesos es un paso a seguir para llevar a cabo la transformación digital de una empresa.

La digitalización de procesos se centra específicamente en la conversión de procesos operativos y actividades empresariales tradicionales en formatos digitales. Puede ser una iniciativa enfocada en mejorar algún proceso en particular, y no todo un proceso de conversión. Sin embargo, la transformación digital conllevaría un cambio en la organización, en la cultura, en las estrategias de negocios y en las actividades empresariales.

Beneficios empresariales de la digitalización

La digitalización no es simplemente una opción estratégica, no solo optimiza funciones internas, sino que redefine por completo la forma en que las empresas operan y prosperan. Algunos de los beneficios de la digitalización son:

Menos papeleo, más productividad
Nos olvidamos de las montañas de papeles, y esas estanterías llenas de carpetas. La digitalización reduce la carga operativa al minimizar el uso de documentos físicos, permitiendo una gestión más eficiente de los procesos internos.

Adaptación a los cambios del mercado
Muy ligado al punto anterior, la digitalización de procesos da a las empresas la capacidad para adaptarse a los cambios del mercado de manera rápida y efectiva, .

Mayor comunicación entre empleados y departamentos
En el ámbito de las relaciones en la organización, la digitalización de procesos nos permite tener una organización más colaborativa y una mejora en la coherencia de la información ya que se actualiza en tiempo real.

Automatización de procesos
Un concepto que está ligado a la digitalización, es la automatización de procesos, ya que se complementan entre sí para mejorar la eficiencia y agilidad de las operaciones empresariales.

Reducción de costes
Por último y no menos importante, la digitalización de procesos nos ayuda con la reducción de costes, ya que gracias a ello hay menor necesidad de espacio físico, se automatizan tareas repetitivas, y se reducen los errores y el retrabajo, entre otras muchos procesos.

Pasos a seguir para la digitalización de un proceso

Ya que hemos visto la definición de digitalización de procesos, la diferencia entre digitalización y transformación digital, y las ventajas de la digitalización de procesos; veremos las etapas que debemos tener en cuenta para digitalizar un proceso. A continuación los desglosaremos más al detalle.

1. Evaluación y Mapeo del Proceso: Antes de digitalizar un proceso, es esencial comprenderlo en su totalidad. Esto implica mapear cada paso, identificar cuellos de botella, es decir, aquellas etapas de productividad que son ineficientes o tienen un bajo nivel de productividad, y entender las interacciones entre los diversos elementos del proceso.

2. Digitalización de Documentos: La conversión de documentos analógicos en formatos digitales es un paso inicial. Escaneo, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y sistemas de gestión documental son herramientas comunes en esta fase.

3. Automatización de Tareas Manuales: Identificar tareas que consumen tiempo y recursos y luego implementar sistemas que las automatizan. Esto puede incluir la automatización de flujos de trabajo, procesos de aprobación y notificaciones.

4. Implementación de Plataformas Digitales: La digitalización a menudo implica la adopción de plataformas tecnológicas. Estas pueden incluir sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales), CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente) o soluciones específicas para el proceso en cuestión.

5. Integración de Tecnologías Emergentes: La introducción de tecnologías como inteligencia artificial, machine learning y sensores IoT puede mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en el proceso. La interconexión de estas tecnologías crea sistemas más inteligentes y predictivos.

6. Establecimiento de Conectividad y Acceso Remoto: Garantizar que los datos y procesos sean accesibles de forma segura desde cualquier lugar. Esto implica la implementación de soluciones en la nube y la habilitación de la conectividad remota para usuarios autorizados.

7. Seguridad y Cumplimiento Normativo: La seguridad de la información y el cumplimiento normativo son críticos en la digitalización. Esto incluye la implementación de firewalls, encriptación de datos y políticas de acceso, así como el cumplimiento de regulaciones específicas de la industria.

8. Monitoreo y Mejora Continua: Una vez digitalizado, el proceso no se detiene. La implementación exitosa implica un monitoreo constante para identificar áreas de mejora. Analizar datos y obtener retroalimentación de los usuarios es esencial para la evolución continua.

9. Capacitación y Adopción: La digitalización impacta a las personas tanto como a los procesos. La capacitación adecuada y la gestión del cambio son esenciales para garantizar la adopción exitosa por parte de los empleados.

En definitiva, la digitalización de un proceso es la capacidad de transformar o sistematizar una operación empresarial individual, y esto no significaría una transformación digital. Conoce más  sobre la transformación digital aquí.