La gestión de activos
Todos sabemos lo importante que es controlar todo lo que nos rodea: la casa, la oficina, el coche… y lo complicado que es. Cuando se trata de gestionar nuestros activos, la complejidad aumenta, ya que éstos pueden estar repartidos en distintas ubicaciones, separados por mucha distancia.
Pero te preguntarás qué es un activo, básicamente se trata de cualquier bien material o físico, que forma parte de una empresa. Estos pueden ser la maquinaria, los equipos, material de oficina, herramientas… Para poder ubicarlos y conocer toda la información sobre estos, contamos con los GIS como nuestra opción favorita.
La Información Geográfica en la Gestión de Activos
El principal beneficio que nos proporcionan los GIS es la capacidad de identificar la ubicación exacta de los activos tanto físicos como digitales, permitiéndonos así un seguimiento y control más efectivos.
Al poder ubicar cada activo podemos conocer más información sobre ellos. Si necesitan algún tipo de mantenimiento, reparación o ser sustituidos por otros. Esto además ayudará a hacer un seguimiento y programar tareas de mantenimiento de manera más eficiente y teniendo en cuenta su ubicación y las condiciones de su entorno.
La gestión del mantenimiento es un atributo más en la gestión del inventario, donde podemos encontrar la ubicación, estado, historial de mantenimiento y otros atributos relevantes, y así poder tomar decisiones sobre la disposición, actualización o adquisición de nuevos activos.
Una vez que hemos identificado los activos que necesitan un mantenimiento, necesitaríamos, en algunos casos, desplazarnos hasta donde se encuentra este. Los GIS también pueden ayudarnos en este sentido, planificando y optimizando las rutas, minimizando los costos operativos y los tiempos de viaje.
Y no menos importante, pueden ser muy útiles para las organizaciones al ayudarnos a cumplir con regulaciones y normativas relacionadas con la gestión de activos. Proporcionan herramientas para evaluar y mitigar riesgos ambientales, de seguridad o de cumplimiento en función de la ubicación geográfica de los activos.
Ejemplos de aplicación
Puedes creer que los GIS son para empresas de grandes dimensiones o análisis muy complejos, pero pueden ser usados en la vida cotidiana de una oficina como sería la gestión de los equipos que se encuentran en ella, como ordenadores, los sistemas de aire acondicionado u otros, y programar un mantenimiento para ellos.
Otros ejemplos del uso del GIS en la gestión de activos:
- Poder ver los eventos que hay en una ciudad, donde podríamos analizar lugar, fecha y hora, y toda la información necesaria.
- Ubicar posiciones geográficas exactas y generar reportes sobre un lugar, equipo, etc. Esto es muy útil para la gestión urbanística de las ciudades, un ejemplo sería conocer el estado de las farolas de una ciudad. Podríamos saber qué farola ha dejado de funcionar, cuál necesita que se cambie de bombilla, etc.
- Un caso real de éxito, es el de una empresa de telecomunicaciones que implementó un sistema de información geográfica (GIS) para gestionar su infraestructura de red. Al integrar datos geoespaciales con información detallada sobre la ubicación de sus torres de comunicación, cables y equipos, la empresa pudo mejorar la eficiencia en la planificación, el mantenimiento y la expansión de su red. El GIS les permitió realizar análisis de cobertura y capacidad, identificar áreas con problemas de señal y optimizar la ubicación de nuevas torres de comunicación. Además, pudieron visualizar y gestionar de manera eficiente los derechos de paso y las licencias requeridas para desplegar su infraestructura.
Consideraciones del uso de los GIS para la gestión de activos
Los GIS se nos presentan como una herramienta perfecta en la gestión de activos ya que nos permiten administrar y controlar todo desde un mismo lugar. ¿Pero qué debemos de tener en cuenta? Por supuesto, el buen uso del presupuesto destinado a los activos. En un primer momento invertir en una herramienta para gestionarlos puede suponer un gran desembolso pero a la larga podemos recuperar esa inversión al tener un mayor control de los activos, ya sea el inventario, la disposición de los activos, cumplimiento de las normativas medioambientales y legales que nos permitirá evitar cualquier sanción.
Otra consideración a tener en cuenta, es la seguridad de los datos. La herramienta GIS puede generar miles de datos. Estos deben ser supervisados, actualizados y protegidos, y no dejar nada al azar.
En definitiva, podemos decir que controlar nuestros activos en la empresa muchas veces se vuelve algo complicado y nos da dolores de cabeza, pero no te conformes con un simple Excel donde apuntas la fecha del último mantenimiento, ve más allá. El uso de la información geográfica para la gestión de activos superará todos los retos que se te presenten.
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